Ferramentas como ChatGPT e Copilot estão ajudando os funcionários a realizar tarefas muito mais rápido, reduzindo o tempo necessário para concluí-las em até 56%. No entanto, um novo estudo mostra que muitas pessoas não estão aproveitando esse tempo extra de forma produtiva. Aqui está o que os gestores podem fazer para maximizar os benefícios dessa economia de tempo.
A IA generativa está transformando a maneira como trabalhamos. De acordo com um estudo do MIT de 2023, ferramentas como ChatGPT e Copilot ajudam as pessoas a escrever desde e-mails até postagens em blogs e planos para análises internas 40% mais rápido do que antes. Essas novas tecnologias estão impactando especialmente os trabalhos técnicos. Um estudo realizado pelo MIT Sloan, Microsoft Research e GitHub revelou que ferramentas de IA generativa para programação podem reduzir o tempo de codificação em 56%.
Como os trabalhadores devem utilizar esse tempo economizado? Especialistas vêm debatendo essa questão desde que a OpenAI lançou o ChatGPT, em novembro de 2022. O Boston Consulting Group, por exemplo, descobriu que muitas pessoas usam esse tempo extra para resolver problemas, interagir com outras pessoas ou aprender coisas novas. O economista vencedor do Prêmio Nobel Christopher Pissarides tem uma visão diferente: ele acredita que devemos aproveitar esse tempo livre para melhorar nosso bem-estar e até mesmo reduzir a semana de trabalho para quatro dias.
A visão popular é de que as pessoas utilizariam o tempo economizado com IA para melhorar suas vidas pessoais, desenvolver inovações ou aumentar a produtividade. No entanto, duas pesquisas realizadas pela Universidade de Lausanne, na Suíça, no início de 2024, com 302 usuários de IA e 57 gestores de diversas partes do mundo, desafiam essa ideia. Os questionários incluíram perguntas como: Você economiza tempo usando IA generativa? Você sente que tem mais tempo para outras atividades? Você realoca esse tempo para tarefas pessoais ou de trabalho? Com que frequência desperdiça o tempo economizado?
Os pesquisadores descobriram que a IA generativa economizou, em média, cerca de duas horas e 50 minutos por semana para os gestores. Oitenta e dois por cento deles disseram que a tecnologia os ajudou a realizar seu trabalho mais rapidamente. No entanto, muitos não souberam aproveitar totalmente esse tempo extra: 36% admitiram desperdiçar mais da metade dele. Da mesma forma, 83% dos usuários de IA que economizaram tempo confessaram desperdiçar pelo menos um quarto desse período. Quando questionados sobre como usaram esse tempo de forma produtiva, mais da metade dos gestores afirmou que simplesmente continuou fazendo o mesmo trabalho de sempre. Poucos disseram que utilizaram o tempo para se conectar com outras pessoas, aproveitar a família, aprender novas habilidades ou melhorar a saúde física e emocional.
“Realocar o tempo economizado exige que as pessoas acompanhem quando estão ganhando tempo”, afirma Isabelle Engeler, professora associada do departamento de marketing da Universidade de Lausanne e principal autora do estudo. Segundo ela, só depois de entenderem quanto tempo ganharam, os funcionários podem decidir como aproveitá-lo. “Infelizmente”, observa Engeler, “muitas pessoas não percebem isso imediatamente”. Foi o caso de 37% dos gestores entrevistados, que disseram que a IA lhes economizou tempo, mas não notaram esse ganho no dia a dia.
Para otimizar a economia de tempo gerada pela IA, Engeler sugere que os gestores sigam quatro passos:
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Ser estratégico
O foco deve estar na coleta de informações sobre quanto tempo está sendo economizado nas tarefas que oferecem os maiores benefícios. No entanto, esse processo não deve começar com um grupo muito grande de pessoas; é melhor iniciar com um pequeno piloto.
“Se o objetivo for apenas estimar o tempo economizado com a IA, não é necessário envolver muitas pessoas no piloto”, explica Engeler. “Mas se a intenção for monitorar o impacto do tempo economizado na equipe ou na organização como um todo, é preciso uma amostra maior.”
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Pedir que as pessoas registrem o tempo economizado
Depois de definir o que e quem acompanhar, os funcionários escolhidos devem registrar diariamente os minutos que economizam. Isso pode ser feito de várias maneiras. Os colaboradores podem relatar suas próprias percepções, refletindo sobre suas atividades diárias e estimando quanto tempo foi economizado com a IA, talvez anotando em um diário. Outra abordagem é registrar quanto tempo leva para concluir uma tarefa sem IA e depois comparar com o tempo necessário ao realizá-la com IA.
Softwares de rastreamento de produtividade, como Harvest e ActivTrak, permitem que os gestores monitorem e registrem a duração das tarefas, fornecendo números mais precisos e objetivos do que os relatórios feitos pelos próprios funcionários. Independentemente do método escolhido, qualquer forma de monitoramento deve oferecer uma boa noção de quanto tempo está sendo economizado.
Pedir que os funcionários registrem seu tempo exige que eles tenham disponibilidade para esse processo. Se já estiverem sobrecarregados com tarefas, podem acabar simplesmente seguindo para a próxima atividade e enxergando o rastreamento como mais uma obrigação.
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Desenvolver um plano para realocar o tempo
Depois de calcular quantas horas sua equipe está economizando com IA generativa, é importante criar um plano para utilizar esse tempo de maneira significativa. Isso pode incluir atividades que promovam o bem-estar dos funcionários, aumentem a produtividade ou incentivem o crescimento pessoal. Perguntar aos funcionários como eles tradicionalmente utilizam o tempo economizado e onde gostariam de investir mais tempo pode ajudar nesse planejamento. No entanto, cabe ao gestor definir a direção, seja incentivando os funcionários a relaxar, seja desafiando-os com novas tarefas.
“O que os funcionários fazem com o tempo extra depende, em última instância, de como os gestores os encorajam a usá-lo”, afirma Engeler. “Eles podem planejar usar esse tempo para alongamento, tomar um café, interagir com colegas ou trabalhar em um projeto estratégico. Seja qual for a escolha, é essencial alocar esse tempo de forma intencional. Sem orientação e atividades pré-planejadas, o tempo economizado pode acabar sendo desperdiçado.”
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Monitorar a realocação do tempo
O monitoramento contínuo e o feedback são essenciais para garantir que os funcionários aproveitem ao máximo o tempo economizado. Os gestores devem acompanhar e observar como os colaboradores estão utilizando esse tempo extra, incentivando práticas mais eficazes.
“As ferramentas de IA generativa podem aumentar a produtividade e ajudar os funcionários a melhorar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Mas realocar o tempo exige uma abordagem deliberada, intencional e contínua”, diz Engeler. “Ao ajudar os funcionários a perceber e redistribuir o tempo economizado, as empresas podem garantir que a eficiência gerada pela IA resulte em mudanças significativas no ambiente de trabalho e além.”
Quero que eles usem o tempo economizado para otimizar tarefas
Travis Muhlestein é diretor de dados e análise na GoDaddy, uma empresa de hospedagem de sites nos Estados Unidos. Ele gerencia 440 profissionais, incluindo engenheiros, analistas de negócios e especialistas em gestão de produtos, aprendizado de máquina e experiência do usuário. A IA generativa ajudou sua equipe a concluir em segundos processos que antes levavam semanas. Ele conversou com a equipe do periódico Harvard Business Review (HBR) sobre como sua equipe está aproveitando esse tempo economizado. Trechos editados dessa conversa seguem abaixo.
Onde sua equipe economizou tempo usando IA generativa?
Um exemplo importante está na modelagem de ameaças para práticas de segurança. Tradicionalmente, esse processo envolve várias etapas de análise detalhada. Com IA generativa, podemos automatizar a submissão e a análise de diagramas de fluxo de dados, identificar vulnerabilidades e sugerir mitigação de riscos em segundos. Isso nos dá mais tempo para medir e remedir a precisão e a segurança. No entanto, todas as funções e tarefas se beneficiaram da IA generativa.
Como você orientou sua equipe a investir o tempo extra?
Para entender e atender melhor nossos clientes. Automatizando a análise de dados, conseguimos obter rapidamente insights sobre suas preferências e comportamentos. Por exemplo, a IA nos ajuda a analisar interações e feedbacks dos clientes, permitindo que adaptemos nossos produtos e serviços às suas necessidades de forma mais eficiente. Isso melhorou a satisfação e a fidelidade dos clientes. Sem IA generativa, nunca teríamos conseguido fazer isso tão bem.
O que a IA generativa ajudou você a aprender?
Os clientes, especialmente os proprietários de pequenas empresas, são muito exigentes com o design de seus sites, logotipos e outros materiais de marca. O tempo extra que a IA nos proporcionou permitiu identificar padrões em suas preferências, algo que talvez não tivéssemos conseguido explorar tão a fundo sem essa tecnologia. A IA generativa também nos ajuda a testar e iterar rapidamente novas ideias. Usamos a tecnologia para realizar diversos experimentos simultaneamente e identificar quais novos processos funcionam melhor do que os métodos tradicionais. Isso levou a inovações significativas e melhorias em nossos produtos e no atendimento ao cliente.
Como você comunicou a implementação da IA para seus funcionários?
Um medo comum é que a IA substitua empregos. Algumas pessoas nem querem usá-la. Por isso, enfatizo a importância do crescimento profissional. Digo que quero ajudá-los a usar esse tempo economizado para otimizar tarefas que dificultam seu progresso. Peço que imaginem como gostariam de trabalhar daqui a três, cinco e dez anos. O que eles gostariam de automatizar e por quê? A partir disso, tentamos automatizar essas tarefas.
Que tipo de tarefas sua equipe está aplicando a IA generativa?
Um de nossos analistas de negócios propôs um projeto para melhorar nossos canais de suporte. Ele desenvolveu um sistema que usa IA para analisar o encaminhamento de chamadas e garantir que os clientes sejam direcionados rapidamente para o engenheiro de suporte correto. Isso não apenas melhorou nossa eficiência, mas também demonstrou o potencial da IA para ajudar os funcionários a impulsionar a inovação. O sucesso desse projeto inspirou outros colaboradores a explorar soluções baseadas em IA para seus próprios trabalhos.
Como você recomenda que os gestores monitorem e supervisionem a economia de tempo?
Os gestores precisam dar espaço para que os funcionários experimentem e errem. Eu sugiro realizar testes A/B na produtividade antes e depois da implementação da IA. Usando grupos de controle e variação, os gestores devem conduzir testes rigorosos e validar como os funcionários estão utilizando o tempo economizado. Isso ajudará a desenvolver diretrizes e técnicas para otimizar o uso desse tempo extra. Por fim, os gestores devem coletar dados continuamente para acompanhar esses impactos.
Fonte:
Periódico Harvard Business Review, edição Março – Abril de 2025